Räkna per klass och per aktivitet
Ett totalantal för årskullen säger nästan ingenting. Den som vill äta middag vill kanske inte åka flak, och tvärtom. Gör därför en lista per klass med tre kolumner: flak, middag, fest. Ett flak tar 28 elever och två flakvärdar, så det är antalet i flakkolumnen som avgör hur många lastbilar ni behöver. Skriv uppskattningar som uppskattningar.
Hela årskullen ska kunna svara
Planeringen formas lätt av dem som gillar att ordna fester. Gör den första frågan kort nog för att alla ska svara: vill du vara med, på vad, och finns det något som gör det svårt? Låt den som har ekonomiska eller praktiska hinder skriva direkt till en kontaktperson. Ingen ska behöva berätta om sin ekonomi i klasschatten.
Vem får säga ja?
Att undersöka alternativ är inte samma sak som att få boka. Bestäm innan ni börjar vilka frågor representanterna tar tillbaka till klasserna, vem som skriver under och hur klasserna får läsa förslaget. Har elevkåren stadgar eller egna beslutsregler gäller de. Ett kort beslutsunderlag på en sida (vad, vilka, kostnad, öppna frågor) räcker oftast långt.
Pengarna i kassan och pengarna ni hoppas på
Ett saldo är inget beslut. Fråga den som ansvarar för kassan vad pengarna får användas till, och skilj beviljade pengar från sådant ni tänker sälja ihop senare. Åker bara vissa klasser flak behöver det synas i hur kostnaden fördelas. För själva försäljningen finns klasskasseguiden.
Olika klasser, olika lösningar
Gemensamt firande behöver inte betyda samma program. Några klasser vill äta med lärarna, andra ansluter senare. För flaket kan klasserna åka var för sig eller tillsammans, och har de utspring vid olika tider ska det stå i förfrågan. Skriv inte ett enda klockslag för alla bara för att det ser enklare ut. Mer om flaket finns på sidan om studentflak.
Ett nej kan betyda tre saker
När en klass säger nej, fråga till vad. Datumet, innehållet eller priset? Ett nej till en viss fredag är inte ett nej till att fira. Samla svaren per sakfråga, så ser ni om förslaget behöver justeras eller om klasserna helt enkelt vill olika saker.
Berätta var ni är, inte var ni hoppas vara
"Vi har skickat en förfrågan" och "flaket är bokat" är olika besked. Håll en uppdaterad sammanställning som alla klasser kommer åt, även de som inte är aktiva i kommitténs chatt. Ändras datum eller antal ska ändringen nå alla berörda.
Lämna något till nästa årskull
Spara arbetssättet: hur ni samlade intresse, vad som tog tid och vad ni borde ha frågat tidigare. Spara inte priser eller program som en mall, för förutsättningarna ändras varje år. Fråga också eleverna vad som gjorde det svårt att vara med. Det säger mer än kommitténs egen utvärdering.