Skolfester som ni planerar själva

Börja med att sätta rätt namn på kvällen, för festtypen styr nästan allt annat. En inspark handlar om att nya elever ska hitta varandra. En studentbal är högtidlig, med middag, tal och dans. En slutskiva är klassens sista kväll ihop, ofta lösare i formen. Niornas bal planeras för elever i grundskolan och kräver vuxna arrangörer. Sedan finns andra skolevenemang som 100-dagars och mösspåtagning.

Varje sida i guiden går igenom just den festen. Läs den som passar er först, och kom tillbaka hit när ni behöver se helheten för året.

Den som arrangerar en skolfest bokar lokalen, tar betalt av gästerna, betalar leverantörerna och svarar för att kvällen går lugnt till. Skolan är inte automatiskt medarrangör bara för att festen bär skolans namn. Fråga rektor eller elevkårens kontaktperson vad skolan faktiskt ställer upp med, och skriv in svaret i er planering.

Utse tidigt en person som håller i pengarna och en som håller i kontakten med lokalen. Det låter byråkratiskt. Men när tre personer har lovat olika saker till samma lokal blir det dyrt att reda ut.

• Vem är arrangör på papperet: elevkåren, en klass eller en privatperson?
• Vilka är inbjudna, och ungefär hur många räknar ni med?
• Vilket datum, och finns det ett reservdatum?
• Vilken vuxen kan nås under kvällen om något händer?
• Hur tar ni betalt, och vad händer med pengarna om festen ställs in?
• Vad säger lokalens avtal om avbokning, städning och sluttid?

Kan ni inte svara på de första tre punkterna är det för tidigt att skriva på ett avtal.

Lägg upp året baklänges från de fester som har fasta datum. Studentveckan och sista skoldagen går inte att flytta, och lokaler kring de datumen brukar bokas tidigt. Fester mitt i terminen är lättare att få plats med men kolliderar lätt med prov och lov.

Ett rimligt arbetssätt är att lokal och datum bestäms först, därefter musik och mat, och sist biljettsläpp och inbjudan. Vänta med att sälja biljetter tills ni vet vad de ska täcka. Annars sitter ni med ett pris som inte räcker.

Exakta belopp skiljer sig mellan orter och leverantörer, så ta in egna priser. Det här är posterna som oftast finns med i en festbudget:

• Lokalhyra, ibland med krav på handpenning när ni bokar
• Mat och dryck, om festen har middag
• DJ eller annan musik, plus ljud och ljus om lokalen saknar det
• Värdar eller vakter, om lokalen eller arrangemanget kräver det
• Städning och eventuella skador efteråt
• Dekoration, foto och tryck
• Avgifter för biljettförsäljning eller betalningar

Lägg till en buffert för det oväntade. Den som har arrangerat en fest förut vet att det oväntade alltid dyker upp. Vill klassen samla in pengar i förväg finns tips i guiden om att tjäna pengar till klassen.

En gemensam fest för hela årskullen blir ofta billigare per person, men svårare att styra. Bestäm hur många representanter varje klass har i kommittén och vad de får besluta utan att fråga sin klass först. Skriv ner det. En klass som känner sig överkörd kan hoppa av sent, och då har ni räknat med intäkter som inte kommer.

Är det studenten ni planerar för hör flaket till utspringet, inte till festen. Det är det enda vi på Vår Student bokar, och ni hittar vår prisförfrågan på studentflak när ni vet ungefär hur många som ska åka.