Vad balkommittén ansvarar för
Kommittén är arrangör. Det betyder att den skriver avtal med lokal och cateringfirma, tar betalt av gästerna och står för att kvällen följer lokalens regler. Ska skolan stå som medarrangör behöver det vara uttalat. Utse en kassör och en kontaktperson mot lokalen innan något bokas.
Fördela resten efter uppgift: en grupp för program och tal, en för dekor och foto, en för biljetter och inbjudan. Små grupper med tydliga uppdrag hinner mer än ett stort möte varje vecka.
Checklista för balen
- Lokal med plats för både middag och dans
- Meny, specialkost och vem som samlar in kostönskemål
- Musik för middagen och för dansen, ofta två olika upplägg
- Program med tider för entré, tal och första dansen
- Klädkod som står i inbjudan
- Biljettpris, sista anmälningsdag och regler för återbetalning
- Fotograf eller fotohörna, om ni vill ha bilder
Tidslinje fram till balkvällen
Ligger balen nära studenten konkurrerar ni om lokalerna med andra skolor och klasser. Boka lokal och datum tidigt under läsåret. Meny och musik kan bestämmas när lokalen är klar, eftersom många lokaler har egen catering eller krav på vilka leverantörer som får komma in.
Släpp biljetterna när kostnaderna är kända. Sätt sista anmälningsdag så att cateringen får antalet i tid, och håll fast vid den.
Var budgeten tar vägen
Middagen räknas per gäst och växer därför med varje ny anmälan, medan lokalhyran ofta är fast. Ta in priser från flera håll innan ni bestämmer er. Räkna med:
- Lokalhyra, ibland med minimidebitering på mat och dryck
- Middag per gäst och eventuell servering
- DJ, band eller ljudteknik
- Dekoration och blommor
- Fotograf
- Städning och eventuell personal från lokalen
Gör budgeten öppen för klassen. När alla ser vad biljetten betalar för blir diskussionen om priset kortare.
Tal, bordsplacering och första dansen
Bestäm i förväg vilka som håller tal och hur långa de får vara. Korta tal blir ihågkomna. Långa tal gör att maten kallnar. Lägg talen mellan rätterna så att köket kan arbeta i lugn takt.
Bordsplacering är frivillig men hjälper den som inte har ett självklart sällskap. Gör den per klass eller låt gästerna välja bord vid anmälan.
Klädkod som alla kan följa
Skriv klädkoden i inbjudan och förklara vad den betyder. Alla vet inte vad kavaj eller högtidsdräkt innebär. Tipsa gärna om att hyra eller låna. Ingen ska stanna hemma för att kläderna kostar för mycket.
Balen och utspringet är olika bokningar
Ska årskullen även åka studentflak på studentdagen är det en egen bokning med egna tider. Vår Student bokar studentflak, inte baler. Vår prisförfrågan på studentflak gäller bara flaket.