Sätt budgeten per person först
Fråga klassen vad var och en kan lägga på kvällen. Låt folk svara anonymt; alla vill inte prata pengar i gruppchatten. Räkna sedan baklänges: budget per person gånger antal säkra gäster är er ram. En idé med hundra hjärtan i chatten är inte samma sak som hundra betalda platser.
Jämför samma kväll, rad för rad
Gör en tabell med en kolumn per förslag och en rad per del: lokal, mat, dryck, personal, teknik, musik, städning. Skriv in vad varje förslag faktiskt säger. Det som inte nämns markerar ni som okänt, inte som noll. Då syns det direkt när ett billigt förslag är billigt för att något saknas.
Kostnader som dyker upp sent
Det som oftast glöms: städning, garderob, extra personal efter en viss tid, teknik som hyrs separat och dekor ni köper själva. Fråga om varje punkt innan ni säger ja.
Middagsgäster och festgäster kostar olika
Kommer fler efter middagen kan priset vara uppdelat. Fråga hur lokalen räknar de sena gästerna och vad som händer om några hoppar av. Ett avhopp sänker inte alltid totalsumman.
Välj vad ni stryker först
Ryms inte förslaget i budgeten, bestäm tillsammans vad som är viktigast att behålla. För vissa klasser är det middagen, för andra DJ:n. Be sedan lokalen om ett förslag utan det ni valt bort, i stället för att be om samma sak billigare.
Läs villkoren innan ni betalar
Kolla när pengarna ska in, vad som gäller vid ändrat antal och vad som händer om ni avbokar. Klasskassan och inbetalningarna från eleverna måste hinna komma in innan lokalens förfallodag.