Gå igenom kvällen från dörren till sista låten
Föreställ er att ni är en gäst. Var hänger jackan? Var står ni och minglar? Var sitter ni och äter, och var dansar ni sen? Om svaret är "samma rum" behöver någon flytta bord mitt i kvällen. Fråga vem som gör det och hur lång tid det tar.
Ett maxantal är inte ert antal
Lokaler anger ofta flera siffror: stående, sittande vid bord, sittande i rader. Be om besked för just er plan, middag för vissa och fest för fler. Be gärna om en möbleringsskiss. Den visar på en minut om dansgolvet försvinner när alla ska äta.
Vad ingår, och vad gör ni själva?
Hyr ni bara rummet, eller ingår mat, dukning, personal, teknik och städning? Skriv upp varje del och låt lokalen svara ja, nej eller mot tillägg. Ett kök i lokalen betyder inte att någon lagar maten åt er.
Teknik för tal, bildspel och musik
Mikrofon, projektor och högtalare kan finnas i ett rum men inte i nästa. Berätta vad ni ska göra: visa klassfilmen, hålla tre tal, låta en kompis spela. Fråga hur er dator kopplas in och vem som hjälper till om det strular.
Tider för förberedelser och musik
Fråga när ni får komma in och dekorera, när musiken måste sänkas och när lokalen ska vara tom. Kvällens sluttid är inte samma sak som tiden då er sista person lämnar huset med dekorationerna.
Tillgänglighet och förvaring
Hiss, ramp, toalett och vägen mellan middag och dansgolv avgör om alla kan vara med hela kvällen. Fråga om det tidigt om någon i gruppen behöver det. Garderob låter som en detalj tills fyrtio jackor ligger i en hög.
Dekor som lokalen godkänner
Fråga vad som får sättas upp och hur, innan ni köper något. Tejp, häftmassa och levande ljus är vanliga nej. Bestäm vem som tar ner allt efteråt.
Visning: ta med ert program
Får ni se lokalen, ta med en grov tidsplan och gå igenom den på plats. Var står talaren? Hur kommer gästerna från bordet till dansgolvet? Anteckna svaren och be om dem skriftligt om de påverkar priset.